POLÍTICA DE DATOS
AVISO DE PRIVACIDAD
El presente Aviso de Privacidad se establece los términos y condiciones en virtud de los
cuales LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S, identificado con NIT 900.464.589-1 y
con domicilio en la CL 76 A # 82 - 43 en la ciudad de Bogotá, realizará el tratamiento de
sus datos personales.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará LA EMPRESA RUMBOS
EXPRESS S.A.S con la información personal será el siguiente: La recolección,
almacenamiento, uso, circulación, para los fines relacionados con su objeto social y en
especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de
Tratamiento de Datos Personales.
DERECHOS DEL TITULAR: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
(i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de
tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento
esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o
solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que
impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre
datos de las niñas y niños y adolescentes.
MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO: El Titular puede
acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada
en la página WEB DE LA EMPRESA.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
1. INTRODUCCION
La Empresa RUMBOS EXPRESS S.A.S., tiene como objeto social la prestación de servicios
de conformidad con la ley y la reglamentación que expidan las autoridades competentes
del servicio postal, nacional e internacional, de la mensajería especializada, importación
de trafico postal, liberación de envíos urgente por avión, trasporte de carga aérea o
marítima, nacional o internacional, representación de casas o firmas nacionales o
extranjeras dedicadas a la explotación del transporte en sus distintas modalidades, compra
, venta, distribución, importación y exportación de mercancía, por lo anterior, en su
responsabilidad en el tratamiento de datos crea y adopta el presente manual de políticas
de tratamientos de datos personales. En este documento y mediante la política se
establece las condiciones, procedimientos, obligaciones, intervinientes en el tratamiento
de datos, uso de la información, finalidades y procedimientos que apliquen tanto para la
empresa como para los titulares de la información.
Los datos personales administrados o tratados por RUMBOS EXPRESS S.A.S provienen del
ejercicio de sus funciones de carácter privado y del normal desarrollo de su actividad
económica definida en su objeto social.
En esta Política se definen y establecen los principios, derechos y obligaciones que la Ley
1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado e
implementado para los titulares de la información de carácter personal, teniendo en
cuenta que la empresa es responsable del tratamiento de Datos Personales y en
cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene los
elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la
Protección de Datos Personales.
Lo anterior con el fin de contribuir de manera correcta al conocimiento del derecho
fundamental a la protección de datos personales y garantizar que sean utilizados de
acuerdo a la legislación vigente.
2. DEFINICIONES
Para lograr una mayor comprensión de los conceptos relevantes en materia de protección
de datos y de la aplicación de este Manual y Política de Protección de Datos Personales, y
conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del
Decreto 1377 de 2013, se hace necesario tener en cuenta las siguientes y más relevantes
definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: se refiere al documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el
tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la
información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público:
Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución
Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de
comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato privado:
Es el que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
Dato semiprivado:
Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento:
Cualquier operación sobre datos personales, ya sea recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RUMBOS EXPRESS S.A.S.
ASPECTOS GENERALES
RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Por medio del presente documento se pretende dar cuenta de una política de protección
de datos personales de las personas que por alguna razón establecen nexos con LA
EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. , identificado con NIT. 900.464.589-1.
LA EMPRESA , en desarrollo de la Política de Responsabilidad de
Tratamiento de la Información, ha diseñado las siguientes políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de
datos personales, velando por el cumplimiento de las normas vigentes en la legislación
colombiana.
Para todos los efectos del presente documento, se tendrá la siguiente información:
MARCO JURIDICO
La redacción del presente documento está inspirada en lo establecido en la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Sentencia C-748 de 2011, y toda su interpretación ha
de ser basada, en los antes mencionados elementos normativos, así como, en criterios
autónomos y de buena fe.
PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. , garantiza que toda la información recolectada de
sus clientes, proveedores, empleados, socios, deudores solidarios y demás personas, es
tratada con el mayor cuidado y diligencia, así las cosas, la protección de derechos se da en
el marco del Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal
propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad,
autodeterminación informática, libertad y transparencia, todos los anteriores principios,
que a su vez son obligaciones legales, las cuales nos proponemos cumplir en la búsqueda
de consolidar las relaciones de confianza personal e interinstitucional.
En caso de manejarse información de menores de edad, se solicitará autorización para su
manejo a sus padres, tutores o cuidadores y se administraran de acuerdo con las
disposiciones sobre datos sensibles contenidos en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y
siguientes, y en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. , garantiza que todas las
personas de quien sea recolectada información tendrán la oportunidad de solicitar la
corrección, modificación y/o supresión de sus datos.
PRINCIPIOS EN LOS QUE SE BASA LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de tratamiento de datos personales será aplicada de acuerdo con las
normas establecidas en la ley, los decretos y la jurisprudencia colombiana; es por ello que
se hace necesario mencionar los principios que la fundan y la manera en que ha de ser
entendido el manejo de los datos personales por todos los funcionarios, que debido a su
gestión al interior de LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. , tengan contacto con cualquier
información personal de clientes, aliados, beneficiarios, etc.
a) Legalidad: El tratamiento de datos personales que haga LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS
S.A.S. , respetará y pondrá en práctica todas las normas constitucionales, legales y
reglamentarias que existen o llegaren a existir.
b) Libertad: La recolección, uso, disposición y todas las demás actividades que puedan
llevarse a cabo con los datos personales, requerirán, en todo caso, de la autorización
expresa del titular de los datos. De lo anterior se excluyen las excepciones en cuanto a la
solicitud de datos por parte de autoridades judiciales o administrativas.
c) Finalidad: La finalidad del tratamiento de datos personales será el indicado en la
autorización dada por el titular; así pues, la modificación en el uso de datos dependerá de
la autorización manifestada por el titular.
d) Veracidad: La información que se recolecte, será veraz y completa; no será tratada ni
falseada por ningún motivo y será sometida permanentemente a verificaciones de calidad.
e) Transparencia: Se facilitarán mecanismos para que los titulares de datos accedan a la
información que sobre ellos se ha recolectado, pudiendo en cualquier momento solicitar
su actualización, corrección o supresión.
f) Acceso y circulación restringida:
LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. hará todo lo que
esté a su alcance para lograr seguridad en los datos recolectados, no los pondrá a
disposición de otras entidades a menos que exista una autorización expresa del titular; no
serán comercializados ni puestos en conocimiento de personas ajenas. Los datos que
recolecte no serán tratados en medios de comunicación masiva, salvo aquellos casos en
los que se publiquen fotografías, lo que requerirá autorización. La obligación de mantener
el acceso restringido a la información será una obligación de medio y no de resultado,
pues se entenderá que la obligación es facilitar mecanismos de seguridad, pero no la de
lograr que estos sean impenetrables.
g) Seguridad: La presente política obliga a crear protocolos internos de
uso de la información con el fin de impedir que los funcionarios de las compañías tengan acceso
ilimitado a la información que reposa en medios físicos y magnéticos.
h) Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que tengan acceso a la información
deberán mantener confidencialidad sobre cada uno de los datos; así las cosas, se
suscribirán acuerdos de confidencialidad con los empleados que tengan acceso a
información personal de clientes, socios, aliados, beneficiarios, etc.
DISPOSICIONES ESPECIALES
TIPOS Y FINALIDAD DE DATOS RECOLECTADOS:
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización
y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad
específica para cada caso:
a) Tratamiento de datos personales deudores solidarios: El Tratamiento de datos
personales de aquellos deudores solidarios que respaldan obligaciones
contenidas en contratos de arrendamiento de bienes inmuebles necesarios
para el funcionamiento de la empresa RUMBOS EXPRESS S.A.S . y que permita
que tenga la información necesaria para generar un compromiso contractual y
confirmar la veracidad de la misma.
b) El Tratamiento de datos personales clientes- contactos: El tratamiento de
datos personales de clientes, que son aquellas personas con las que la empresa
RUMBOS EXPRESS S.A.S. genera relaciones contractuales o comerciales con
base en su objeto social, tiene el propósito que LA EMPRESA tenga la
información necesaria para generar un compromiso contractual y confirmar la
veracidad de la misma, confirmar datos de referencia así mismo dar
cumpliendo con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para fines
administrativos, comerciales o informativos respecto a negocios o actividades
desarrolladas.
c) Tratamiento de datos personales de empleados, personal subcontratado y ex empleados:
Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de la
empresa RUMBOS EXPRESS S.A.S. , tales como para dar cumplimiento al
contrato suscrito, encaminando las acciones que se realicen para llevar a cabo
la gestión, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual así
como, mantenimiento de históricos de relaciones comerciales y contractuales
por los plazos legalmente establecidos, pagos de nómina, pagos y reportes al
sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones,
solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por
sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en
salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
d) Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas: Permite el
cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de LA EMPRESA RUMBOS
EXPRESS S.A.S. , tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o
interacciones que por Ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar,
atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por
el Titular de la información o por sus legitimarios.
e) Tratamiento de datos personales y de video de Visitantes: El tratamiento de
datos personales , así como el registro de videos de todos los visitantes,
captados por los sistemas de monitoreo, tiene como propósito determinar de
manera cierta y por seguridad de los visitantes, empleados, clientes y de los
bienes a cargo de LA EMPRESA RUMBOS EXPRESS S.A.S. , la identidad de todas
las personas que ingresan. Por lo cual, es necesario controlar, monitorear y
registrar la información histórica de ingresos de personal y activos a LA
EMPRESA.
f) Tratamiento de datos públicos: RUMBOS EXPRESS S.A.S. aclara que trata sin
previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública que
administra en el cumplimiento de sus actividades.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Todos los funcionarios, trabajadores o responsables de la información de LA EMPRESA
RUMBOS EXPRESS S.A.S. deberán conocer e identificar los datos que son considerados
como sensibles.
La información que sea recolectada por LA EMPRESA deberá mantenerse
bajo el más estricto criterio de responsabilidad y cumplimiento de los principios que
inspiran la presente política de tratamiento de datos personales.
Un dato sensible es aquel que tiene la potencialidad de afectar la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Hacen parte de la categoría de
datos sensibles aquellos que contengan imágenes, videos, huellas digitales, fotografías,
grabaciones, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Su tratamiento debe hacerse con base en criterios de respeto, compresión de la diferencia,
prohibición de discriminación y protección de la intimidad. Todos los funcionarios que
haga uso de los datos deberán actuar bajo los citados criterios so pena de sanciones que
para tal fin se establezcan.
Teniendo en cuenta las anteriores precisiones sobre el tratamiento de datos sensibles, se
hace necesario destacar que todos los datos que se realice sobre niños, niñas y
adolescentes, deberán responder a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y
al artículo 12 del decreto 1377 de 2013. Teniendo como base el cumplimiento de las
normas sobre la materia, deberá tenerse de presente que todo tratamiento deberá
obedecer a los siguientes requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Que se cuente con una autorización clara e inequívoca del representante legal o tutor
del menor de edad; ello sin perjuicio de la opinión que éste, en uso de sus facultades
mentales y con pleno conocimiento y madurez, pueda opinar.
En relación con las demás categorías sobre datos sensibles, se podrá hacer uso y
tratamiento de los mismos cuando:
1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos
que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.